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員工差旅費報銷,你真都明白嗎​?

財營網  2019-09-17【

  一、差旅費的報銷范圍

  會計人員大概都能感覺到差旅費報銷有些與眾不同,差別在于差旅費報銷單的樣式會單獨設計,差旅費報銷單的信息很寫實,需要詳細填寫行程與費用明細。

  差旅費可報銷的內容一般包括:①長途交通費(機票、火車票、長途汽車票、輪船票等);②市內交通費(出租車票、公交車票、地鐵票、過橋過路費、停車費);③住宿費;④餐費(出差人正常餐飲);⑤雜費(行李托運費、訂票費);⑥出差補貼(無票據,現金發放)。

  有個很有趣的現象給大家分享一下,公司的差旅費報銷制度大都會提及員工出差可選乘的交通工具,并規定不同級別的員工可選乘何種交通工具,可選擇哪檔座次。交通工具一般分飛機、火車、高鐵、輪船、汽車四種,幾乎每家公司寫《差旅費報銷制度》時都會一樣不落的羅列一遍。我做了近20年會計,僅僅在煙臺一家企業見到過輪船票,輪船票在其余企業從未冒過泡。大家為什么會先知先覺地把沒影的事寫進制度呢,我一直懷疑不同公司的《差旅費報銷制度》都是從一個源頭借鑒過來的。

  除了交通工具的選乘有標準,《差旅費報銷制度》還會約定員工住宿的標準。基本思想是,員工級別越高,“官”越大,住宿標準越高。

  二、出差補貼如何報銷

  員工出差一般都會按天數計算出差補貼。出差天數怎么算呢?不同公司有不同的算法。聊舉幾例,①算頭不算尾或算尾不算頭,如3月1日出行,3月8日返回,算7天,這是多數公司采用的算法;②頭尾都算,如上例,算為8天,這是對員工最有利的算法;③根據出行與返回的時間點判斷,如出行為12點以前,算作1天,如返回為12點以后,算作1天。

  出差補貼如何報銷,以前這是沒有爭議的話題。出差一天補助現金若干,直接計入差旅費中報銷即可。現在呢,在部分省市繼續此種操作恐怕不妥了,譬如,北京的稅務就不認可此做法,如不能提供發票,出差補貼一律要并入當月工資計征個人所得稅。

  三、容易混淆在差旅費中的其他費用

  差旅費有個顯著特征,大都會有異地往返的機票、火車票等。要注意了,并非有機票、火車票的異地出行都能作差旅費報銷。這涉及到六種情形,不同情形當記錄于不同科目。

  第一種情形,員工因工作原因發生的交通費,在差旅費科目報銷;

  第二種情形,因業務往來,客戶人員在單位報銷的交通費作為業務招待費報銷;

  第三種情形,員工的探親、團建等發生的交通費,在職工福利費科目報銷;

  第四種情形,員工在外地學習培訓發生的交通費,作為職工教育經費報銷。

  第五種情形,員工赴外地參加會議發生的交通費,作為會議費報銷;

  第六種情形,公司在籌建期間,員工發生的交通費在開辦費中報銷。

  譬如,公司組織員工旅游發生的費用就不能列支為差旅費,這么做了,會有逃稅之嫌。正確做法是,將員工旅游費并入員工工資一并計征個稅。

  此外,差旅費中還不能列支以下內容:外部人員來公司考察、調研發生的差旅費;員工出差時有商務宴請費。

  外部人員來公司考察、調研發生的交通、住宿費,需在業務招待費中列支。譬如,做年報審計,審計人員來公司時發生的差旅費如由被審計公司承擔,只能記作業務招待費,不能全額在企業所得稅前扣除。考慮過這里面的稅收籌劃思維嗎?審計人員的差旅費不妨改由會計師事務所承擔,與被審計單位結算時做大審計費(加上差旅費)即可。

  有個細節要注意,員工出差時本人的日常餐費不必在招待費列支,可作為差旅費報銷。但員工出差時有商務宴請的,此時發生的餐飲費,則需在招待費中列支,不能將之作為差旅費報銷。

  四、員工出差交通費的進項扣除新規

  自2019年4月1日起,納稅人購進國內旅客運輸服務,其進項稅額允許從銷項稅額中抵扣。具體涉及四種情形:

  第一,取得增值稅電子普通發票的,為發票上注明的稅額;

  第二,取得注明旅客身份信息的航空運輸電子客票行程單的,為按照下列公式計算進項稅額:航空旅客運輸進項稅額=(票價+燃油附加費)÷ (1+9%)× 9% ;

  第三,取得注明旅客身份信息的鐵路車票的,為按照下列公式計算的進項稅額:鐵路旅客運輸進項稅額=票面金額÷ (1+9%)× 9% ;

  第四,取得注明旅客身份信息的公路、水路等其他客票的,按照下列公式計算進項稅額:公路、水路等其他旅客運輸進項稅額=票面金額÷(1+3%)× 3%。

  按這一規定,火車票、飛機票以及實名的汽車票、輪船票費用報銷時進項可計算扣除,打車票則不能做進項扣除。

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責編:liumin2017

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